Databehandleraftale

Version 1.1 af 1. januar 2026

Databehandleraftale

I henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

Kunden

herefter ”den dataansvarlige”

Revimark Revisionsanpartsselskab

CVR-nr.: 45 51 40 64

Havtornvej 31, st. tv.

2640 Hedehusene

Danmark

herefter ”databehandleren”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

2. Præambel

Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
Disse Bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
I forbindelse med leveringen af vores ydelser i henhold til aftalebrevet, behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 1 dags varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
behandle personoplysningerne i et tredjeland
Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den ansvarlige

Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
indsigtsretten
retten til berigtigelse
retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
retten til begrænsning af behandling
underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
retten til dataportabilitet
retten til indsigelse
retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12. Revision, herunder inspektion

Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift af aftalebrev.
Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.

Bilag A – Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

På baggrund af aftalebrevet mellem parterne, hvor det er aftalt, at databehandleren skal bistå med en række ydelser på vegne af den dataansvarlige, udgør formålet således, at databehandleren opfylder sine forpligtelser herom i sin rolle som revisor for kunden, den data ansvarlige.

De ydelser, som databehandleren yder for den dataansvarlige, omfatter behandling af personoplysninger. Af den grund vil databehandleren som en naturlig del af sine ydelser, være i besiddelse af personoplysninger om den dataansvarlige og de derunder registrerede.

I det følgende beskrives formålet med behandlingen af personoplysninger fordelt på underdatabehandlere jf. bilag B – Underdatabehandlere:

Danske Inkasso ApS

Danske Inkasso ApS anvendes som databehandler til at bistå Revimark med inkassoprocedurer, som kan indeholde oplysninger om den dataansvarlige (kunden). Dette omfatter stamoplysninger og eventuelle tekstmæssige korrespondancer mellem databehandleren og den dataansvarlige, som kan indeholde personoplysninger om den dataansvarlige og eventuelt også de registrerede (kundens medarbejdere).

Danske Lønsystemer ApS

Danske Lønsystemer ApS, også kendt under navnet, Danløn, benyttes som databehandler af Revimark til administration af lønninger for den dataansvarlige (kunden), herunder de registrerede (kundens medarbejdere). Dette inkluderer udarbejdelse og udsendelse af lønsedler til de registrerede samt levering af lønrapporter og -indberetninger, alt sammen med henblik på at sikre korrekt lønadministration og overholdelse af skatte- og arbejdsmarkedsregler.

Eurojuris Aalborg Advokatfirma ApS

Eurojuris Aalborg Advokatfirma ApS anvendes som databehandler til at bistå Revimark med selskabsstiftelser og kapitalforhøjelser på vegne af den dataansvarlige (kunden). Da stiftelser og kapitalforhøjelser kræver en klientkonto, faciliteres denne af Eurojuris Aalborg Advokatfirma ApS for at sikre, at selskabsstiftelser og kapitalforhøjelser foretages korrekt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

FarPay ApS

FarPay ApS benyttes som databehandler af Revimark til administration af Revimarks debitorbogholderi, herunder bl.a. opsætning af betalingsserviceaftaler med de dataansvarlige (kunden). Dette omfatter registrering af salg og indbetalinger fra de dataansvarlige, herunder behandling af faktura- og bankoplysninger for de dataansvarlige. Administrationen sikrer korrekt fakturering og opsætning af betalingsserviceaftaler med henblik på bl.a. at give den dataansvarlige en gnidningsfri oplevelse.

Flexkapacitet ApS

Flexkapacitet benyttes som databehandler af Revimark til besætning af Revimarks sekretariat, herunder telefonpasning. Dette omfatter betjening af telefonopkald, booking af møder mv., hvor Flexkapacitet får indsigt i oplysninger den dataansvarlige udleverer over telefonen.

Intect ApS

Intect ApS fungerer som databehandler for Revimark til administration af lønninger for den dataansvarlige (kunden), herunder for de registrerede (kundens medarbejdere). Dette inkluderer udarbejdelse og udsendelse af lønsedler til de registrerede samt levering af lønrapporter og -indberetninger, alt sammen med henblik på at sikre korrekt lønadministration og overholdelse af skatte- og arbejdsmarkedsregler.

LedgerBee Technologies A/S

LedgerBee Technologies benyttes som databehandler til bogføring og regnskabsadministration på vegne af den dataansvarlige (kunden). Behandlingen har til formål at sikre korrekt økonomisk rapportering, opbevaring og opfølgning på den dataansvarliges regnskabsdata i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Microsoft Ireland Operations Ltd

Microsoft Office 365 benyttes som databehandler for Revimark til dagligt arbejde i Excel, Word, Outlook, Sharepoint og andre Office-applikationer. Denne databehandling gør det muligt at håndtere og administrere personoplysninger på en struktureret og sikker måde i forbindelse med intern og ekstern sagsbehandling.

Pingo ApS

Pingo ApS benyttes som databehandler af Revimark til udarbejdelse af KYC og hvidvaskprocedure af den dataansvarlige, behandling af juridiske dokumenter og kontrakter for den dataansvarlige og dennes registrerede samt udsendelse af dokumenter til elektroniske underskrifter hos den dataansvarlige og dennes registrerede. Disse løsninger sikrer overholdelse af hvidvasklovens krav til KYC og forebyggelse af hvidvask og terrorfinansiering, juridisk korrekte dokumenter og kontrakter i overensstemmelse med den dataansvarlige og dennes registreredes behov samt krav om juridisk bindende underskrifter.

TimeSolutions A/S

TimeSolutions A/S benyttes som databehandler til kunde-, opgave- og sagsstyring. Behandlingen har til formål at opbevare stamoplysninger på den dataansvarlige og disses registrerede, danne overblik og påmindelser af opgaver, som udføres på vegne af den dataansvarlige samt opbevaring og behandling af sager på den dataansvarlige.

Uniconta A/S

Uniconta benyttes som databehandler til bogføring og regnskabsadministration på vegne af den dataansvarlige (kunden). Behandlingen har til formål at sikre korrekt økonomisk rapportering, opbevaring og opfølgning på den dataansvarliges regnskabsdata i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Visma Dinero ApS

Visma Dinero benyttes som databehandler til bogføring og regnskabsadministration på vegne af den dataansvarlige (kunden). Behandlingen har til formål at sikre korrekt økonomisk rapportering, opbevaring og opfølgning på den dataansvarliges regnskabsdata i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Visma e-conomic A/S

Visma e-conomic benyttes som databehandler til bogføring og regnskabsadministration på vegne af den dataansvarlige (kunden). Behandlingen har til formål at sikre korrekt økonomisk rapportering, opbevaring og opfølgning på den dataansvarliges regnskabsdata i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Wolters Kluver Danmark A/S

Wolters Kluwer benyttes som databehandler til opstilling og indberetning af årsrapporter samt skatteberegninger og -specifikationer på vegne af den dataansvarlige (kunden). Behandlingen har til formål at sikre korrekt opstilling og indberetning af den dataansvarliges regnskabsdata i overensstemmelse med gældende lovgivning.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om KYC-processer, bekæmpelse af hvidvask og terrorfinansiering, regnskabsførelse, lønadministrering og eventuel udfærdigelse af dokumenter.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Som led i databehandlerens behandling af personoplysninger for den dataansvarlige og dennes registrerede, behandler databehandleren forskellige typer af personoplysninger, som udspecificeres i det følgende.

Typer af personoplysninger databehandleren behandler på vegne af den dataansvarlige og dennes registrerede

Navn, CPR-nr., CVR-nr., adresse, e-mailadresse, telefonnummer, billedlegitimation i form af sundheds- og kørekort og betalingskortoplysninger.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

Databehandlerens behandling af personoplysninger for den dataansvarlige og dennes registrerede omfatter forskellige kategorier af de registrerede, som udspecificeres i det følgende.

Kategorier af de registrerede, som databehandleren behandler personoplysninger for

De reelle ejere, de legale ejere, den øverste ledelse, den centrale ledelse og samtlige medarbejdere i den dataansvarliges virksomhed.

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Varigheden for databehandlerens behandling af personoplysninger for den dataansvarlige og dennes registrerede består så længe samarbejdet består.

Bilag B – Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:

Navn	CVR	Hjemsted	Beskrivelse af behandling
Danske Inkasso ApS	28 89 19 11	Danmark	Administration af inkassosager
Danske Lønsystemer ApS	15 61 14 72	Danmark	Lønadministration
Eurojuris Aalborg Advokatfirma ApS	30 56 83 46	Danmark	Kapitalgodkendelser
FarPay ApS	37 29 50 43	Danmark	Debitoradministration
Flexkapacitet ApS	27 08 57 68	Danmark	Sekretariat
Intect ApS	37 03 50 84	Danmark	Lønadministration
LedgerBee Technologies A/S	36 95 87 23	Danmark	Regnskabssystem
Microsoft Ireland Operations Ltd	20 81 28 42	Ireland	Tekstbehandling, beregninger, mail og fil- og dokumentdeling
Pingo ApS	41 00 35 10	Danmark	KYC, hvidvaskprocedure, kontraktudfærdigelse og digital signatur
TimeSolutions A/S	30 70 98 10	Danmark	Kunde-, opgave- og sagsstyring
Uniconta A/S	33 26 69 28	Danmark	Regnskabssystem
Visma Dinero ApS	34 73 15 43	Danmark	Regnskabssystem
Visma e-conomic A/S	29 40 34 73	Danmark	Regnskabssystem
Wolters Kluwer Danmark A/S	13 38 62 93	Danmark	Årsrapport og skatteopgørelser

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftale eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Regnskabsassistance i henhold til aftalebrev
Lønadministration i henhold til aftalebrev
Regnskabsafslutning i henhold til aftalebrev
Eventuelt udfærdigelse af dokumenter

C.2. Behandlingssikkerhed

Behandlingen omfatter en større mængde personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 om ”særlige kategorier af personoplysninger”, hvorfor der skal etableres et ”højt” sikkerhedsniveau.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

Vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

Databehandleren er jf. sit hverv som revisor underlagt tavshedspligt. Databehandlerens medarbejdere har alle i forbindelse med ansættelsen underskrevet dokumenter vedr. tavshedspligt. Herved er der etableret procedurer for vedvarende fortrolighed af de personoplysninger, som databehandleren behandler på vegne af den dataansvarlige og dennes registrerede.

Databehandleren benytter anerkendte underdatabehandlere, som alle benytter sig af sikre og robuste behandlingssystemer. Herved er der sikret sikkerhed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester, der benyttes til behandling af personoplysninger for den dataansvarlige og dennes registrerede.

Evnen til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

Personoplysninger, som databehandlerens måtte behandle på vegne af den dataansvarlige og dennes registrerede er lokaliseret hos underdatabehandlerne, som tager sikkerhedskopier. Derudover er personoplysningerne også sikret ved, at databehandleren tager sikkerhedskopier. Dette i tilfælde af, at der måtte opstå en fysisk eller teknisk hændelse, som ikke muliggør underdatabehandlerens genoprettelse af tilgængelighed til personoplysningerne.

Procedurer for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerheden

Personoplysningerne som databehandlerens behandler på vegne af den dataansvarlige og dennes registrerede er lokaliseret hos underdatabehandlerne, som tager sikkerhedskopier af personoplysninger dagligt. Ligeledes tager databehandleren sikkerhedskopier af personoplysningerne ugentligt, hvorved effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerheden afprøves regelmæssigt.

Internettet

Ingen andre end databehandleren har adgang til personoplysninger, der måtte ligge på internettet. Alle personoplysninger, der måtte ligge på internettet er desuden sikret ved sikkerhedskopier og adgangskoder, som kun databehandleren og dennes medarbejdere er i besiddelse af.

Transmission

Ved databehandlerens transmission af den dataansvarliges personoplysninger i form af e-mail, benyttes der sikre e-mailsystemer med integration af løsninger, der kræver, at den dataansvarlige indtaster en adgangskode for at få adgang til de personoplysninger, der måtte overføres eller flyttes.

Opbevaring

Ingen andre end databehandleren og dennes medarbejdere har adgang til de steder den dataansvarliges samt dennes registreredes personoplysninger opbevares. Alle steder, hvor der opbevares personoplysninger for den dataansvarlige og dennes registrerede er sikret med adgangskoder.

Fysisk sikring af lokaliteter, hvor der behandles personoplysninger

Databehandlerens erhvervsadresse udgør et lejemål, som kun databehandleren har adgang til via kort og nøgle. Databehandlerens erhvervsadresse ligger i et kontorfællesskab, hvilket reducerer sandsynligheden for indbrud og lignende.

Anvendelse af privat adresse og fjernarbejdspladser

Databehandleren og dennes medarbejdere arbejder af og til hjemmefra, dog med brugen af de samme computere, der således tages med hjem. Det vil sige, at alle de sikkerhedsmæssige foranstaltninger, som er taget i agt på erhvervsadressen, også er gældende på databehandlerens og dennes medarbejderes private adresser.

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 9.1 og 9.2 ved at gennemføre tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

Til brug for den dataansvarliges overholdelse af de registreredes rettigheder, som er fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapital 3, opbevarer databehandleren de registreredes personoplysningerne sikkert på vegne af den dataansvarlige. På ordrer fra den dataansvarlige, udleverer databehandlerens de registreredes personoplysninger til den dataansvarlige således, at den dataansvarlige kan sikre overholdelse af de registreredes rettigheder jf. bestemmelserne i afsnit 9.1 og 9.2.

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysninger opbevares så længe samarbejdet består, hvorefter de slettes hos databehandleren.

Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1, dog senest 30 dage efter ophør af samarbejde, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarliges oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.

C.5 Lokalitet for behandling

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt, at databehandlerens behandling af personoplysninger for den dataansvarlige og dennes registrerede hovedsageligt foregår på følgende adresser:

Databehandlerens fysiske erhvervsadresse
Databehandlerens fysiske private adresse

Udover de ovennævnte adresser, accepterer den dataansvarlige ligeledes, at databehandlerens behandling af personoplysninger for den dataansvarlige og dennes registrerede, kan foregå andre steder, som databehandleren måtte arbejde grundet givne omstændigheder.

Brugen af underdatabehandlere foregår på databehandlerens computere, hvorved ingen andre end databehandleren har adgang til de ovennævnte adresser.

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler, medmindre de benyttede underdatabehandlere finder sted i et tredjeland.

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige foretager en fysisk inspektion af lokaliteterne, hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen, med henblik på at fastslå databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Ud over det planlagte tilsyn, kan den dataansvarlige gennemføre en inspektion hos databehandleren, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.